Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice

Arbeitet ein Beschäftigter im Homeoffice, so muss er dabei grundsätzlich die gleichen datenschutzrechtlichen Regeln beachten wie bei seiner Tätigkeit im Büro. Die Verantwortlichkeit des Unternehmens und damit eventuell auch die persönliche Haftung der Geschäftsführung bleiben bestehen. Sie enden also nicht an der Unternehmenstür.

Tipps für Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice: Arbeitgeber

Für die DSGVO spielt es keine Rolle, wer die Daten wo verarbeitet. Ausschlaggebend ist, wer über die Zwecke und Mittel der Datenverarbeitung entscheidet. Das ist regelmäßig der Arbeitgeber. Er sollte folgende Maßnahmen ergreifen:

• Legen Sie fest, welche Hardware und Software im Homeoffice eingesetzt werden darf!
• Der Zugang zu IT-Systemen und Computern vom Homeoffice aus ist mit einem Passwort zu sichern.
• Zugriffe auf die Systeme des Unternehmens sollten lediglich über ein VPN möglich sein. Dieses VPN sollte auf seine Belastbarkeit getestet werden, bevor eine hohe Zahl von Beschäftigten darauf zugreift.
• Sorgen Sie dafür, dass stationäre Rechner und mobile Datenträger wie USB-Sticks verschlüsselt sind! Auch E-Mails sollten die Beschäftigten ausreichend verschlüsseln, wenn es sich um sensible personenbezogene Daten oder Geschäftsgeheimnisse handelt.
• Optimalerweise stellt der Arbeitgeber seinen Mitarbeitern die IT-Ausstattung zur Verfügung, mit der sie datenschutzgerecht im Homeoffice arbeiten können.
• Damit Daten stets verfügbar sind, sollten die Daten per Fernzugriff zum Unternehmen gesichert werden können. Eine lokale Speicherung sollte man vermeiden.
• Verpflichten Sie die Mitarbeiter, Datenpannen und andere sicherheitsrelevante Vorfälle schnell zu melden!

Tipps für Datenschutz und Datensicherheit im Homeoffice: Arbeitnehmer

Mitarbeiter sollten im Homeoffice Folgendes beachten, wenn sie dort personenbezogene Daten verarbeiten oder darauf zugreifen:

• Diese Daten dürfen nicht von Dritten eingesehen werden, das heißt auch nicht von Angehörigen oder Mitbewohnern. Idealerweise sollten personenbezogene Daten in einem separaten Raum verarbeitet werden und in einem abschließbaren Schrank aufbewahrt werden. Das gilt für digitale und analoge Daten.
• Die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte IT-Ausstattung sollte nicht privat oder von Familienmitgliedern genutzt werden.
• Wenn USB-Sticks zur Speicherung eingesetzt werden, so muss man Sticks des Arbeitgebers verwenden. Das gilt auch für andere Datenträger. Sie dürfen keine privaten Dateien enthalten.
• Berufliche E-Mails darf man nicht an private E-Mail-Postfächer der Kollegen weiterleiten.
• Ausdrucke sollte man vermeiden. Wenn man Papierunterlagen verwendet, sollten sie nicht offen lesbar für Andere herumliegen.
• Auch die Vernichtung von Unterlagen sollte datenschutzgerecht erfolgen. Ausdrucke von personenbezogenen Daten und anderen sensiblen Inhalten müssen zumindest in kleine Stücke zerrissen werden.