Datenschutz-Akademie » Datenschutz-Wiki » Compliance Management im Unternehmen

Das wichtigste zum Compliance Management: Hinweise zur Umsetzung, Normen und Standards, Aufbau eines Compliance Management Systems.

Strukturiert aus der Haftung: Die Bedeutung von Compliance Management und damit einhergehende Haftungsrisiken

Compliance-Management wird immer wichtiger für Unternehmen, da sie sich zunehmend mit komplexen rechtlichen und regulatorischen Anforderungen konfrontiert sehen. Die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sowie ethischen und unternehmensinternen Richtlinien ist entscheidend, um Verstöße zu vermeiden und das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern zu gewinnen.

Compliance dient vor allem dem Ziel, Schaden für das Unternehmen abzuwenden. Unternehmen müssen sich auch den Herausforderungen von Risiken wie Korruption, Betrug und Datenverlust stellen. Im folgenden Beitrag erhalten Sie alle Informationen zum Compliance Management und das Compliance-Management-System, Hinweisen zu den Anforderungen an das CMS sowie einen Überblick über wichtige Normen und Standards

Wichtigste Informationen zum Compliance Management

Compliance-Management bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen und Standards sowie ethischen und unternehmensinternen Richtlinien, die auf das Geschäft eines Unternehmens anwendbar sind.
Unternehmen müssen ein Compliance-Management-System implementieren, um Risiken zu identifizieren, zu bewerten und zu minimieren oder zu vermeiden.
Effektive Compliance-Management-Systeme müssen regelmäßig überwacht, aktualisiert und verbessert werden.
Unternehmen, die erfolgreich ein Compliance-Management-System implementieren, können das Vertrauen von Kunden und Geschäftspartnern gewinnen und rechtliche und finanzielle Risiken minimieren.

Inhalt zum Thema Compliance Management:

Definition: Was ist Compliance?
Was ist Compliance Management?
- Wie integriert man Compliance Management im Unternehmen?
Was sind Compliance-Verstöße?
Definition: Was ist ein Compliance Management System?
Fazit

Definition: Was ist Compliance Management?

Compliance bezieht sich auf die Einhaltung von Gesetzen, Regeln und Vorschriften, einschließlich ethischer und unternehmensinterner Standards. Der Begriff Compliance stammt aus dem Englischen und bedeutet wörtlich “Einhaltung” oder “Regelkonformität”.

Compliance wird oft als die Gesamtheit der betrieblichen Maßnahmen definiert, die sicherstellen sollen, dass alle Mitarbeiter eines Unternehmens sich an die relevanten Regeln und Vorschriften halten. Durch ein effektives Compliance-Management können Verstöße frühzeitig erkannt oder verhindert werden.

Bedeutung von Compliance für Unternehmen

Compliance in Unternehmen bezieht sich auf das Bemühen, gesetzliche Vorschriften und regulatorische Anforderungen (z.B. Normen) einzuhalten und sicherzustellen, dass das Verhalten und die Geschäftspraktiken des Unternehmens mit den geltenden Gesetzen, Branchenstandards und ethischen Grundsätzen übereinstimmen.

Dies umfasst auch die Überwachung und Überprüfung von Geschäftspraktiken, um sicherzustellen, dass sie innerhalb der gesetzlichen und regulatorischen Vorgaben bleiben. Die Compliance-Funktion in Unternehmen unterstützt die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften, um das Risiko von Strafen, Schadenersatzansprüchen und negativen Auswirkungen auf den Ruf des Unternehmens zu minimieren.

Rechtlichen Grundlagen, Normen und Standards von Compliance

Die rechtliche Grundlage für die Einrichtung eines Compliance-Management-Systems in Unternehmen variiert je nach Land und Branche. In Deutschland gibt es mehrere Gesetze und Verordnungen, die eine Einrichtung eines Compliance-Management-Systems erfordern oder unterstützen können. Einige wichtige Beispiele sind:

Bundesdatenschutzgesetz (BDSG)
Handelsgesetzbuch (HGB)
Maßregelung des unlauteren Wettbewerbs (UWG)
Strafgesetzbuch (StGB)
Arbeitnehmerdatenschutzgesetz (ADDSG)

Darüber hinaus gibt es zahlreiche normative Anforderungen, die Unternehmen berücksichtigen sollten oder sogar müssen. Am Beispiel der Informationssicherheit sind das beispielsweise:

Die Normen der ISO 27000er-Reihe
Die Vorgaben des BSI-Grundschutz
In der Automobilbranche der TISAX-Standard

Unternehmen können auch eigene interne Richtlinien und Verfahren haben, um sicherzustellen, dass sie mit den geltenden Compliance-Anforderungen übereinstimmen.

Es ist wichtig, dass Unternehmen regelmäßig ihre Compliance-Anforderungen überprüfen und ihr Compliance-Management-System entsprechend aktualisieren, um sicherzustellen, dass es mit den geltenden Gesetzen und normativen, sowie den eigenen Vorschriften übereinstimmt.

Welche Compliance-Richtlinien gibt es?

Compliance-Richtlinien sind in Unternehmen wichtig. Sie helfen, das Risiko rechtlicher und finanzieller Konsequenzen zu minimieren. Einige Gründe, warum Compliance-Richtlinien wichtig sind, sind:

Gesetzliche Vorgaben: Compliance-Richtlinien helfen Unternehmen, gesetzliche Vorschriften einzuhalten und Strafen zu vermeiden, die durch Verstöße gegen Gesetze verursacht werden können.
Reputationsschutz: Einhaltung von Compliance-Vorschriften oder Normen kann dazu beitragen, den Ruf des Unternehmens zu schützen und dessen Ansehen bei Kunden, Geschäftspartnern und der Öffentlichkeit zu verbessern. Zertifizierungen wie beispielsweise nach ISO 9001 (Qualitätsmanagement) können die Außenwirkung maßgeblich verbessern.
Vermeidung von Schadensersatzansprüchen: Compliance-Richtlinien können dazu beitragen, dass das Unternehmen vor Schadenersatzansprüchen geschützt wird, die durch rechtswidriges Verhalten oder Praktiken verursacht werden können.
Förderung Integrität: Compliance-Richtlinien setzen Standards und unterstützen das Unternehmen dabei, Integrität und Verantwortung in seinen Geschäftspraktiken zu fördern.
Minimierung von Risiken: Compliance-Richtlinien helfen, das Risiko von rechtlichen und finanziellen Konsequenzen zu minimieren und geben dem Unternehmen einen Rahmen, um sicherzustellen, dass es seine Geschäftspraktiken innerhalb der geltenden Gesetze und normativer Vorschriften ausführt.

Welche Präventionspflichten müssen Unternehmen berücksichtigen?

Unternehmen haben bei der Einhaltung von Compliance-Richtlinien folgende Präventionspflichten und Risiken zu berücksichtigen:

Gesetzliche Vorgaben: Unternehmen müssen sicherstellen, dass sie alle relevanten gesetzlichen Vorschriften einhalten, wie z.B. Datenschutzgesetze, Wettbewerbsgesetze, Steuergesetze usw.
Interne Richtlinien: Unternehmen müssen interne Richtlinien und Verfahren entwickeln und implementieren, die sicherstellen, dass die Geschäftspraktiken mit den geltenden Compliance-Anforderungen übereinstimmen.
Schulung und Awareness: Unternehmen müssen Mitarbeiter über die Bedeutung von Compliance und die Einhaltung relevanter Gesetze und Verfahren schulen, um das Bewusstsein für diese Themen zu stärken.
Überwachung und Überprüfung: Unternehmen müssen regelmäßig ihre Geschäftspraktiken überwachen und überprüfen, um sicherzustellen, dass sie den Compliance-Anforderungen entsprechen.
Reaktion auf Verstöße: Unternehmen müssen ein Verfahren bereitstellen, um Verstöße gegen Compliance-Richtlinien schnell und effektiv zu beheben.

Welche Risiken sollte ein Unternehmen dabei betrachten?

Ein Unternehmen sollte bei der Betrachtung von Compliance-Risiken folgende Aspekte berücksichtigen:

Gesetzliche Verstöße: Überprüfen Sie, ob das Unternehmen geltende Gesetze und Vorschriften einhält, z.B. in Bereichen wie Datenschutz, Arbeitsrecht, Steuern usw.
Interne Regelverstöße: Überprüfen Sie, ob Mitarbeiter interne Regeln und Verfahren einhalten, die für den Geschäftsbetrieb des Unternehmens relevant sind.
Reputationsschäden: Überprüfen Sie, ob das Unternehmen gegenüber Kunden, Lieferanten oder der Öffentlichkeit in ein schlechtes Licht geraten könnte, wenn es Verstöße gegen Compliance-Vorschriften gibt.
Strafen und Bußgelder: Überprüfen Sie, ob das Unternehmen für Verstöße gegen Compliance-Vorschriften strafrechtlich oder zivilrechtlich belangt werden kann.
Schadenersatzansprüche: Überprüfen Sie, ob das Unternehmen für Schäden, die durch Verstöße gegen Compliance-Vorschriften verursacht werden, haftbar gemacht werden kann.
Verlust von Kunden und Geschäftspartnern: Überprüfen Sie, ob Verstöße gegen Compliance-Vorschriften dazu führen können, dass Kunden oder Geschäftspartner das Unternehmen verlassen.
Auswirkungen auf das operative Geschäft: Überprüfen Sie, ob Verstöße gegen Compliance-Vorschriften Auswirkungen auf den täglichen Geschäftsbetrieb haben können, z.B. auf die Arbeitsabläufe oder die Kosten.

Um diese Risiken zu minimieren, sollte das Unternehmen ein wirksames Compliance-Management-System implementieren, das regelmäßige Überprüfungen, Schulungen und Überwachungsverfahren enthält. Anwendungsbereiches nicht zu rechnen.

Was ist Compliance Management?

Compliance Management bezieht sich auf das systematische Überwachen und Überprüfen von Geschäftspraktiken einer Organisation, um sicherzustellen, dass es den geltenden Gesetzen und Regulierungen sowie Richtlinien entspricht. Es beinhaltet die Identifizierung, Bewertung und Überwachung von Compliance-Risiken und das Einführen von Prozessen und Verfahren, um sicherzustellen, dass die Geschäftspraktiken innerhalb rechtlicher und ethischer Grenzen bleiben.

Wie integriert man Compliance Management in Unternehmen

Ein Compliance Management-System kann in einem Unternehmen auf folgende Weise integriert werden:

Überprüfung der Gesetzeslage: Überprüfen Sie die geltenden Gesetze und Vorschriften, um sicherzustellen, dass das Compliance Management-System alle relevanten Anforderungen erfüllt.
Benennung eines Compliance-Verantwortlichen: Benennen Sie eine Person, die für das Compliance Management-System verantwortlich ist und die Überwachung und Durchführung aller Compliance-Aktivitäten übernimmt.
Einführung von Compliance-Verfahren: Führen Sie Verfahren ein, die sicherstellen, dass das Compliance Management-System regelmäßig überprüft und aktualisiert wird, z.B. Schulungen und Überwachungsverfahren.
Einbindung aller Mitarbeiter: Informieren und schulen Sie alle Mitarbeiter über das Compliance Management-System und ihre Verantwortungen. Stellen Sie sicher, dass alle Verfahren und Regeln eingehalten werden.
Überwachung und Überprüfung: Überwachen und überprüfen Sie regelmäßig das Compliance Management-System, um sicherzustellen, dass es wirksam ist und alle Anforderungen erfüllt.
Anpassung bei Veränderungen: Passen Sie das Compliance Management-System bei Veränderungen der Gesetzeslage oder innerhalb des Unternehmens an, um sicherzustellen, dass es weiterhin wirksam ist.

Ein wirksames Compliance Management-System sollte regelmäßig überprüft und angepasst werden, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Bedürfnissen des Unternehmens und den geltenden Gesetzen entspricht.

Unterstützung beim Aufbau Ihres Compliance-Management-Systems

Die Umsetzung eines digitalen und automatisierten Compliance-Management-Systems ist eine komplexe Aufgabe. Die Berater der Robin Data GmbH unterstützen Sie unter anderem bei dem Aufbau des jeweiligen Management-Systems, bei der Datenmigration aus Bestandssysteme und der Automatisierung spezieller Compliance-Aufgaben. Informieren Sie sich über Vorteile und Ablauf mit Robin Data.

Unsere Services entdecken

Was sind Compliance-Verstößen?

Compliance-Verstöße beziehen sich auf Handlungen oder Praktiken einer Organisation oder seiner Mitarbeiter, die gegen geltende Gesetze, Regulierungen oder interne Richtlinien verstoßen. Dies kann z.B. Verstöße gegen Arbeitsrecht, Datenschutzgesetze, Umweltvorschriften oder Anti-Korruptionsgesetze umfassen.

Compliance-Verstöße können sowohl absichtliche Handlungen als auch unbeabsichtigte Fehler beinhalten und haben oft negative Auswirkungen auf das Unternehmen, wie z.B. Strafen, Schadensersatzforderungen, Imageschäden und den Verlust des Kundenvertrauens.

Haftungsrisiken aus Compliance-Verstößen

In Deutschland sind Geschäftsführer mehreren Haftungsrisiken ausgesetzt. Sie haften beispielsweise für:

Unternehmensverluste: Geschäftsführer können für den Verlust des Unternehmens haftbar gemacht werden, wenn sie ihre Pflichten verletzen oder fahrlässig handeln.
Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften: Geschäftsführer können für Verstöße gegen Gesetze und Vorschriften wie z.B. Datenschutzgesetze, Arbeitsrechte, Wettbewerbsrecht etc. haftbar gemacht werden.
schädliche Geschäftspraktiken: Geschäftsführer können für schädliche Geschäftspraktiken wie z.B. Interessenkonflikte, Insiderhandel, Betrug usw. haftbar gemacht werden.
finanzielle Verluste: Geschäftsführer können für finanzielle Verluste haftbar gemacht werden, die durch Fehler oder Missmanagement verursacht werden.
Steuerverstöße: Geschäftsführer können für Steuerverstöße haftbar gemacht werden, wenn sie wissentlich oder fahrlässig falsche Steuererklärungen abgeben.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Haftungsrisiken für Geschäftsführer von Unternehmen unterschiedlich sein können und abhängig von Faktoren wie Rechtsform, Branche und Größe des Unternehmens sind. Es ist wichtig, dass Geschäftsführer sich über die bestehenden Haftungsrisiken im Klaren sind und Maßnahmen ergreifen, um diese zu minimieren.

Haftungsgrundlage für Compliance-Management

Die Haftungsgrundlage für das Compliance-Management ist der § 43 GmbHG, welcher nicht nur für GmbHs gilt, sondern auch bei anderen Gesellschaftsformen „entsprechend angewandt“ wird. Dieser besagt:

(1) Die Geschäftsführer haben in den Angelegenheiten der Gesellschaft die Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmannes anzuwenden.

(2) Geschäftsführer, welche ihre Obliegenheiten verletzen, haften der Gesellschaft solidarisch für den entstandenen Schaden.

Daraus ergeben sich Sorgfaltspflichten für den Geschäftsführer, den Gesellschaftszweck unter Berücksichtigung von Art, Größe und wirtschaftliche Lage möglichst effektiv zu verfolgen.

Soweit die Geschäftsführung nicht sämtliche Maßnahmen selbst beschließt und durchführt, muss eine interne Organisationsstruktur geschaffen werden, die Rechtmäßigkeit und Effizienz des Handelns überwacht (die sogenannte Unternehmensorganisationspflicht). Das bedeutet, es muss ein Überwachungssystem geschaffen werden, mit dem Risiken für den Unternehmensfortbestand überwacht und kontrolliert werden können.

Dies sollte in Form eines Compliance-Management-Systems (Konkretisierung der Pflichten aus dem §43 GmbH-Gesetzes durch Urteil) erfolgen, welches die organisatorischen Vorkehrungen (z.B. Arbeitsanweisungen, Richtlinien) trifft, die die Begehung von Rechtsverstößen durch die Gesellschaft oder deren Mitarbeiter verhindert und das Eingreifen bei Verstößen regelt.

Eine Delegation der Überwachung an dezidiertes Personal, wie beispielsweise dem Compliance-Manager, behält der Geschäftsführer zumindest die Organisations- und Systemverantwortung. Er haftet jedoch weniger, wenn er qualifiziertes Personal einsetzt, muss aber weiterhin die Verantwortung der Organisation zur Überwachung tragen.

Haftungsmaßstab bei Compliance-Verstößen

Nicht jeder monetäre Verlust ist haftungsbegründend, zumal die wirtschaftliche Zweckmäßigkeit eines Unternehmens keiner richterlichen Kontrolle unterliegt. Generell gilt die sogenannte “business judgement rule”: Eine Pflichtverletzung liegt nicht vor, wenn der Geschäftsführer bei einer unternehmerischen Entscheidung vernünftigerweise annehmen durfte, auf der Grundlage angemessener Information zum Wohle der Gesellschaft zu handeln.

Allerdings ist die Grenze überschritten, wenn aus Sicht eines gewissenhaften Geschäftsmanns das Risiko eines Schadens unabweisbar ist und keine vernünftigen geschäftlichen Gründe für die Eingehung sprechen. Die Grenze der Haftungsbegründung ist insbesondere dann überschritten, wenn gegen in der jeweiligen Branche anerkannte Erkenntnisse und Erfahrungsgrundsätze verstoßen wird. Ein unvertretbares Risiko wird beispielsweise dann eingegangen, wenn eine ungesicherte Kreditvergabe an finanzschwache Vertragspartner erfolgte.

Der Geschäftsführer trägt dabei stets die Beweislast für die Einhaltung der Sorgfaltspflichten oder dass ihn kein Verschulden daran trifft. Daraus ableitbar ist, dass es generell konsistente und nachvollziehbare Entscheidungsgrundlagen für den Geschäftsführer geben sollte und die Einzelfallentscheidungen dokumentiert sind. Geschäftsführer sollten daher alle relevanten Risiken Ihrer Organisation kennen und Maßnahmen zur Verhinderung oder Eindämmung von Risiken einleiten. Ein wirksames Risiko-Management ist also Basis für ein wirksames Compliance-Management.

Umgang mit Compliance-Verstößen im Unternehmen

Im Falle von Compliance-Verstößen sollte ein Unternehmen die folgenden Schritte unternehmen:

Erfassung und Überprüfung: Sammeln Sie alle relevanten Informationen und überprüfen Sie, ob ein Verstoß vorliegt.
Durchführung einer internen Untersuchung: Führen Sie eine interne Untersuchung durch, um die Umstände des Verstoßes zu ermitteln und zu beurteilen, ob weitere Schritte erforderlich sind.
Beseitigung von Missständen: Beseitigen Sie die Missstände, die zum Verstoß geführt haben, und stellen Sie sicher, dass sie in Zukunft vermieden werden.
Kommunikation mit Behörden: Kommunizieren Sie mit den relevanten Behörden, wenn ein Verstoß gegen geltendes Recht vorliegt.
Benachrichtigung der betroffenen Parteien: Benachrichtigen Sie die betroffenen Parteien, wenn ihre Rechte oder Interessen betroffen sind.
Verhinderung zukünftiger Verstöße: Überarbeiten Sie Ihr Compliance Management-System und stellen Sie sicher, dass es zukünftige Verstöße verhindert.

Es ist wichtig, dass Verstöße schnell erfasst und untersucht werden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen angemessen reagieren und eine Wiederholung verhindern kann. Es ist auch wichtig, offen und transparent zu kommunizieren, um das Vertrauen in das Unternehmen zu erhalten und zu verbessern.

Kennenlern-Meeting mit Robin Data buchen

Gerne zeigen wir Ihnen in einem persönlichen Online-Termin, wie Sie Ihre Anforderungen mit Robin Data ComplianceOS® umsetzen können. Bekommen Sie einen Einblick in den Aufbau und den Funktionsumfang und stellen Sie Ihre Fragen aus Anwendersicht. Buchen Sie zunächst ein kurzes Kennenlern-Meeting mit uns.

Kennenlern-Meeting buchen

Definition: Was ist ein Compliance Management System?

Ein Compliance Management System (CMS) ist ein Rahmenwerk, das eine Organisation nutzt, um sicherzustellen, dass es geltendes Recht und branchenspezifische oder normative Vorschriften einhält. Es umfasst Prozesse zur Überwachung, Überprüfung und Überarbeitung von Compliance-Maßnahmen, um sicherzustellen, dass das Unternehmen ethische und rechtliche Verpflichtungen erfüllt. Ein CMS beinhaltet auch Regeln und Verfahren für die Überwachung und Meldung von Compliance-Verstößen und die Behandlung dieser Verstöße. Ziel ist es, Risiken für das Unternehmen und seine Reputation zu minimieren und das Vertrauen in das Unternehmen zu erhalten und zu stärken.

ISO 19600 als Standard für das Compliance Management System

Die ISO 19600 legt allgemeine Anforderungen an das Compliance Management System (CMS) fest. Dazu gehören:

Integration des CMS in das Geschäftskonzept des Unternehmens
Überprüfung der Relevanz geltenden Gesetzen und Vorschriften
Überwachung der Einhaltung der Vorschriften
Überprüfung und Überarbeitung des CMS regelmäßig
Verantwortung für Compliance auf allen Ebenen des Unternehmens
Überwachung und Meldung von Compliance-Verstößen
Schulung der Mitarbeiter in Bezug auf Compliance-Themen
Überprüfung der Wirksamkeit des CMS und kontinuierliche Verbesserung.

Die ISO 19600 dient als Leitfaden für das Design und die Umsetzung eines CMS. Es unterstützt Unternehmen dabei, Risiken in Bezug auf Compliance zu minimieren und ihre Verpflichtungen gegenüber der Gesetzgebung und die Regulierung zu erfüllen.

Standardelemente eines CMS

Standardelemente eines Compliance Management Systems (CMS) können folgende sein:

Überprüfung und Überarbeitung der Rechts- und regulatorischen Anforderungen
Überprüfung und Überarbeitung der Unternehmensrichtlinien und Verfahren
Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeiter in Bezug auf Compliance
Überwachung und Überprüfung von Geschäftspraktiken
Verfahren zur Überwachung und Meldung von Compliance-Verstößen
Verfahren zur Überprüfung und Überarbeitung des CMS
Überwachung und Überprüfung der Wirksamkeit des CMS
Regelmäßige Überprüfung und Überarbeitung der Compliance-Risiken.

Diese Elemente können individuell an die Bedürfnisse und Anforderungen des Unternehmens angepasst werden, aber sie bilden die Grundlage für ein erfolgreiches CMS. Es ist wichtig, dass das CMS regelmäßig überprüft und angepasst wird, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Digital Compliance: Softwaregestütztes Compliance Management

Vorteile eines softwaregestützten Compliance Management Systems (CMS) können sein:

Zentralisierung und Standardisierung von Compliance-Prozessen und -Informationen
Automatisierte Überwachung und Überprüfung von Geschäftspraktiken
Bessere Überwachung und Überprüfung von Compliance-Risiken
Effizientere Überwachung und Überprüfung von Compliance-Verstößen
Verfügbarkeit von aktualisierten Rechts- und regulatorischen Anforderungen in Echtzeit
Automatisierte Überwachung und Überprüfung von Compliance-Schulungen
Unterstützung bei der Überwachung und Überprüfung der Wirksamkeit des CMS.

Ein softwaregestütztes CMS kann auch den Aufbau und die Wartung eines erfolgreichen CMS erleichtern, indem es die Überwachung und Überprüfung von Compliance-Prozessen und -Informationen vereinfacht. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass ein softwaregestütztes CMS nur so effektiv ist, wie es konfiguriert und genutzt wird. Es ist wichtig, dass das CMS regelmäßig überprüft und angepasst wird, um sicherzustellen, dass es den aktuellen Bedürfnissen und Anforderungen des Unternehmens entspricht.

Fazit

Ein wirksames Compliance-Management ist nicht nur Basis für unternehmerischen Fortbestand und Erfolg. Es ist zudem auch gesetzlich verankert und führt den Geschäftsführer strukturiert aus der Haftung, sofern die organisatorischen Maßnahmen getroffen und prozessual verankert sind. Eine Delegation an qualifiziertes Fachpersonal kann den Geschäftsführer zusätzlich enthaften. Darüber hinaus profitieren Compliance-Manager von einer softwaregestützten Umsetzung.