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Continuous Auditing und Continuous Monitoring

Continuous Auditing und Continuous Monitoring bieten Organisationen zahlreiche Vorteile, wie eine verbesserte Risikomanagement, eine höhere Effizienz und eine bessere Compliance. Allerdings sind auch einige Herausforderungen zu bewältigen. Organisationen sollten sorgfältig planen und die richtigen Technologien auswählen, um von den Vorteilen dieser Ansätze profitieren zu können.

Wichtigste Informationen zu Continuous Auditing und Continuous Monitoring

Continuous Auditing ist ein ein datengetriebener, automatisierter Prüfprozess der Daten in Echtzeit oder in kurzen Intervallen überprüft, um Risiken frühzeitig zu erkennen und die Prüfungsqualität zu steigern
Continuous Monitoring ist ein fortlaufender Überwachungsprozess, der kritische Geschäftsprozesse, IT-Systeme und Risiken kontinuierlich überwacht, um Abweichungen, Sicherheitsvorfälle oder Regelverstöße sofort zu identifizieren.
Der Vorteile in der Verwendung beider Ansätze ist höhere Effizienz und Transparenz, frühzeitige Erkennung von Risiken und Schwachstellen, sowie die Möglichkeit, Compliance-Anforderungen und Sicherheitsstandards in Echtzeit zu gewährleisten.
CA und CM werden durch künstliche Intelligenz unterstützt, dabei bleibt der Mensch trotz Automatisierung im Mittelpunkt des Entscheidungsprozesses. Die KI entlastet durch die Übernahme repetitiver, datenintensiver Aufgaben, doch die finale Entscheidung liegt beim Menschen.

Inhalt zum Thema Continuous Auditing und Continuous Monitoring:

Was sind Continuous Auditing und Continuous Monitoring?
Die Bedeutung von Continuous Auditing und Monitoring für Unternehmen
Einsatzgebiete von Continuous Auditing und Monitoring
Methoden und Tools für Continuous Auditing und Monitoring
Die Rolle des Menschen im KI-gesteuerten Auditing und Monitoring
Fazit

Was sind Continuous Auditing und Continuous Monitoring?

In der heutigen, schnelllebigen Geschäftswelt, in der sich Compliance-Anforderungen ständig verändern, sind traditionelle Prüfungsmethoden oft nicht mehr ausreichend. Um Organisationen dabei zu unterstützen, u.a. Risiken proaktiv zu managen und Compliance sicherzustellen, haben sich zwei Konzepte etabliert: Continuous Auditing und Continuous Monitoring. Der Unterschiede zwischen Continuous Auditing und Continuous Monitoring ist der Bereich, mit dem sich beide Methoden befassen. Während Continuous Auditing sich in erster Linie auf die Prüfung der Wirksamkeit von internen Kontrollsystemen konzentriert, umfasst Continuous Monitoring einen breiteren Bereich. Continuous Monitoring beinhaltet neben der Prüfung auch die Überwachung von Prozessen, Risiken und Compliance.

Darstellung des Unterschieds zwischen Continuous Auditing und Continuous Monitoring

Definition von Continuous Auditing

Continuous Auditing (kontinuierliche Prüfung) bezeichnet eine Prüfungsmethode, bei der Prüfungen nicht mehr in festen Intervallen durchgeführt werden, sondern kontinuierlich und in Echtzeit. Dabei werden Daten aus verschiedenen Systemen und Quellen gesammelt und analysiert, um potenzielle Risiken und Abweichungen frühzeitig zu erkennen. Das Ziel ist es, ein laufendes Prüfungsurteil über die Wirksamkeit der internen Kontrollsysteme zu erhalten.

Definition von Continuous Monitoring

Continuous Monitoring (kontinuierliche Überwachung) ist ein umfassenderer Ansatz, der nicht nur die Prüfung, sondern auch die Überwachung von Prozessen, Risiken und Compliance beinhaltet. Dabei werden Daten aus verschiedenen Quellen in Echtzeit gesammelt und analysiert, um Abweichungen von den definierten Zielen oder Schwellenwerten zu erkennen. Continuous Monitoring ermöglicht es Organisationen, proaktiv auf Veränderungen zu reagieren und Risiken zu minimieren.

Die Bedeutung von Continuous Auditing und Monitoring für Organisationen

Continuous Auditing und Continuous Monitoring haben eine transformative Wirkung auf die Art und Weise, wie Organisationen Risiken managen und Compliance sicherstellen. Sie bieten eine proaktive und datengetriebene Herangehensweise, die Organisationen dabei hilft, ihre Ziele zu erreichen und Wettbewerbsvorteile zu sichern.

Vorteile von Continuous Auditing in der Internen Revision

Frühzeitige Erkennung von Risiken: Durch die kontinuierliche Analyse von Daten können potenzielle Risiken und Abweichungen frühzeitig identifiziert werden, bevor sie zu größeren Problemen eskalieren.
Effizienzsteigerung: Die Automatisierung von Prüfungsprozessen führt zu erheblichen Zeit- und Kosteneinsparungen.
Verbesserte Qualität der Prüfung: Durch die kontinuierliche Datenanalyse können Prüfer tiefere Einblicke in die Geschäftsprozesse gewinnen und die Qualität ihrer Prüfungen steigern.
Höhere Prüfungsdichte: Durch die Automatisierung können mehr Prüfungen durchgeführt werden, was zu einer umfassenderen Abdeckung der Geschäftsprozesse führt.
Verbesserte Kommunikation mit dem Management: Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Informationen können Prüfer eine proaktivere Rolle bei der Unterstützung des Managements übernehmen.

Continuous Monitoring für Governance, Risk und Compliance (GRC)

Verbesserte Risikobewertung: Durch die kontinuierliche Überwachung von Risiken können Organisationen ihre Risikobewertung präzisieren und anpassen.
Effektivere Maßnahmen zur Risikominderung: Die Identifizierung von Risiken in Echtzeit ermöglicht eine schnellere Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominderung.
Sicherstellung der Compliance: Continuous Monitoring hilft Organisationen dabei, sicherstellen, dass sie alle relevanten Gesetze und Vorschriften einhalten.
Verbesserte Entscheidungsfindung: Durch die Bereitstellung von Echtzeit-Daten können Organisationen fundiertere Entscheidungen treffen.

Herausforderungen bei der Implementierung beider Ansätze

Datenqualität: Die Qualität der Daten ist entscheidend für den Erfolg von Continuous Auditing und Continuous Monitoring. Unvollständige oder fehlerhafte Daten können zu falschen Ergebnissen führen.
Technologie: Die Implementierung erfordert die Auswahl und Integration geeigneter Technologien, wie beispielsweise Data-Analytics-Plattformen und Automatisierungstools.
Organisationale Veränderungen: Die Einführung von Continuous Auditing und Continuous Monitoring erfordert oft Veränderungen in der Organisation, wie beispielsweise eine neue Rollenverteilung und Schulungen für die Mitarbeiter.
Kosten: Die Implementierung kann erhebliche Investitionen erfordern, insbesondere für größere Organisationen.
Widerstände: Es kann Widerstände gegen Veränderungen geben, sowohl bei den Mitarbeitern als auch bei der Geschäftsleitung.

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Einsatzgebiete von Continuous Auditing und Monitoring

Continuous Auditing und Continuous Monitoring bieten Organisationen eine Vielzahl von Möglichkeiten, ihre Prozesse zu optimieren und Risiken zu minimieren.

Anwendungsbeispiele in der Internen Revision

In der internen Revision ermöglichen Continuous Auditing und Monitoring eine umfassende und effiziente Prüfung von Geschäftsprozessen. Neben den bereits genannten Bereichen wie Finanzwesen, Beschaffung und Personalwesen können diese Ansätze auch in weiteren Bereichen eingesetzt werden. Im Finanzwesen unterstützt die kontinuierliche Überwachung von Finanztransaktionen dabei, Betrug und Fehlbuchungen zu erkennen. Im Personalwesen können die Kontrolle der Einhaltung von Arbeitsgesetzen und Tarifverträgen sichergestellt sowie Zugriffsrechte überwacht werden. Beim Einsatz von IT-Systemen können IT-Sicherheit und die Einhaltung von IT-Richtlinien überprüft werden. Im Zusammenhang mit dem Bereich Produktion können Produktionsabläufe, Qualitätssicherung und die Einhaltung von Umweltstandards kontrolliert werden. In der Zusammenarbeit mit Lieferanten können deren Einhaltung von Beschaffungsrichtlinien und Vertragstreue überprüft werden.

Automatisierte Vertragsprüfung mit KI: Einhaltung regulatorischer Anforderungen

KI-basierte Systeme werden mit großen Mengen von Vertragsdaten und regulatorischen Anforderungen trainiert. Auf dieser Grundlage können sie:

Verträge klassifizieren: KI-Systeme können Verträge automatisch nach Typ (z.B. Kaufvertrag, Dienstleistungsvertrag) und Branche klassifizieren.
Relevante Klauseln extrahieren: KI-Systeme können relevante Klauseln, wie beispielsweise Datenschutzbestimmungen oder Wettbewerbsklauseln, aus Verträgen extrahieren.
Verträge auf Compliance überprüfen: KI-Systeme können Verträge automatisch auf ihre Übereinstimmung mit spezifischen regulatorischen Anforderungen überprüfen.
Risiken identifizieren: KI-Systeme können potenzielle Risiken, wie beispielsweise Vertragsstrafen oder Haftungsklauseln, identifizieren.

KI-basiertes Continuous Auditing: Plausibilitätsprüfungen von Zugriffen auf Akten

KI-Systeme werden mit historischen Zugriffsdaten trainiert, um normale Zugriffsverhalten zu lernen. Anschließend können sie Abweichungen von diesem Normalzustand erkennen, beispielsweise:

Zugriffe außerhalb der üblichen Arbeitszeiten: Dies könnte auf unbefugte Zugriffe hinweisen.
Zugriffe auf ungewöhnlich viele Dateien: Dies könnte auf Datenexfiltration hindeuten.
Zugriffe von unbekannten Geräten: Dies könnte ein Hinweis auf eine Sicherheitslücke sein.

Effiziente Kontrolle von Prozessen durch Continuous Monitoring

Durch die kontinuierliche Überwachung von Prozessen können Organisationen nicht nur Risiken minimieren, sondern auch ihre Effizienz steigern. Dies wird ermöglicht durch:

Identifizierung von Engpässen: Durch die Analyse von Prozessdaten können Engpässe schnell erkannt und behoben werden.
Optimierung von Abläufen: Die kontinuierliche Überwachung ermöglicht es, Abläufe zu optimieren und unnötige Schritte zu eliminieren.
Verbesserung der Qualität: Durch die frühzeitige Erkennung von Qualitätsmängeln können Organisationen ihre Produkt- und Dienstleistungsqualität verbessern.
Qualitätsmanagement: Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und die kontinuierliche Verbesserung von Produkten und Dienstleistungen.
Risikomanagement: KI-gestützte Systeme überwachen kontinuierlich auf Risiken, lösen automatisch Alarmketten aus und unterstützen bei der Entscheidungsfindung für eine schnelle und effiziente Reaktion.

Überwachung und Sicherheit in IT-Systemen

Die IT-Sicherheit gewinnt in der heutigen digitalisierten Welt immer mehr an Bedeutung. Continuous Monitoring ermöglicht es Organisationen, ihre IT-Systeme proaktiv zu schützen und Risiken zu minimieren. Dies umfasst:

Erkennung von Cyberangriffen: Durch die kontinuierliche Analyse von Netzwerkverkehr und Systemlogs können Cyberangriffe frühzeitig erkannt und abgewehrt werden.
Schutz sensibler Daten: Continuous Monitoring hilft dabei, den Schutz sensibler Daten sicherzustellen und Datenschutzverletzungen zu verhindern.
Compliance mit IT-Sicherheitsstandards: Organisationen können die Einhaltung von IT-Sicherheitsstandards wie ISO 27001 oder NIST CSF sicherstellen.
Cybersecurity: Erkennung von Cyberangriffen und Sicherheitsverletzungen in Echtzeit.
Zugriffskontrolle: Überwachung von Benutzerzugriffen und Identifizierung von unbefugten Zugriffen.
Datenintegrität: Sicherung der Integrität von Daten und Schutz vor Datenverlust.
Compliance: Sicherstellung der Einhaltung von Datenschutzbestimmungen wie der DSGVO.
Backup-Überwachung: KI-gestützte Systeme identifizieren Backup-Fehler proaktiv, reduzieren das Risiko von Datenverlust und optimieren Compliance-Prozesse.

Compliance mit Branchenstandards

Viele Branchen unterliegen spezifischen gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen. Continuous Auditing und Continuous Monitoring unterstützen Organisationen dabei, diese Anforderungen einzuhalten. Beispiele hierfür sind:

Allgemein:Proaktive Identifizierung und Anpassung an sich ändernde regulatorische Anforderungen, wie CSRD, NIS2 und Lieferkettengesetzgebung, für eine kontinuierliche Rechtskonformität.
Finanzindustrie: Einhaltung von Basel III, Solvency II und anderen regulatorischen Vorgaben.
Gesundheitswesen: Compliance mit Datenschutzbestimmungen (DSGVO, HIPAA) und Qualitätsstandards.
Energieversorgung: Einhaltung von Umweltschutzbestimmungen und Sicherheitsstandards.

Methoden und Tools für Continuous Auditing und Monitoring

Die erfolgreiche Umsetzung von Continuous Auditing und Monitoring ist eng mit dem Einsatz geeigneter Technologien verknüpft. Diese ermöglichen es, große Datenmengen in Echtzeit zu analysieren, Abweichungen zu erkennen und automatisierte Prüfungsverfahren durchzuführen. Die verschiedenen Tools für Continuous Auditing und Monitoring arbeiten häufig eng zusammen. Beispielsweise können Daten aus SIEM-Systemen an eine GRC-Lösung übermittelt werden, um Risiken zu bewerten und Maßnahmen einzuleiten. Die Auswahl der richtigen Tools für Continuous Auditing und Monitoring hängt von den spezifischen Anforderungen des Organisationens ab. Eine Kombination aus verschiedenen Tools kann dabei helfen, eine umfassende und effiziente Überwachung zu gewährleisten.

Automatisierung durch KI und Data Analytics

Künstliche Intelligenz (KI) und Data Analytics spielen eine zentrale Rolle bei der Automatisierung von Continuous Auditing und Monitoring. Durch den Einsatz von Machine Learning-Algorithmen können Organisationen:

Anomalien erkennen: Abweichungen von normalen Mustern und Verhaltensweisen werden automatisch identifiziert, was auf potenzielle Risiken hinweist.
Prognosen erstellen: Basierend auf historischen Daten können zukünftige Entwicklungen vorhergesagt werden, um proaktiv Maßnahmen ergreifen zu können.
Muster erkennen: Komplexe Zusammenhänge in großen Datenmengen können aufgedeckt werden, um versteckte Risiken aufzudecken.

Softwarelösungen für Continuous Auditing

Für Continuous Auditing stehen eine Vielzahl von Softwarelösungen zur Verfügung, die speziell auf die Bedürfnisse von Organisationen zugeschnitten sind. Zu den wichtigsten Kategorien gehören:

Governance, Risk und Compliance (GRC)-Tools: Diese Tools unterstützen Organisationen bei der Verwaltung von Risiken, der Einhaltung von Vorschriften und der Verbesserung der Governance. Sie bieten Funktionen wie Risikobewertung, Compliance-Management und Berichtswesen.
Automatierte Auditsoftware: Diese Software automatisiert repetitive Aufgaben im Rahmen von Audits, wie beispielsweise die Datensammlung und -analyse.
Datenanalyse-Tools: Mit Hilfe von Datenanalyse-Tools können große Datenmengen schnell und effizient analysiert werden, um Muster und Trends zu erkennen.

Tools für kontinuierliches Monitoring von Daten und Prozessen

Um Daten und Prozesse kontinuierlich zu überwachen, werden folgende Tools eingesetzt:

Sicherheitsinformations- und Ereignismanagement-Systeme (SIEM): SIEM-Systeme sammeln und analysieren Logdaten aus verschiedenen Quellen, um Sicherheitsvorfälle zu erkennen und zu untersuchen.
Endpoint Detection and Response (EDR): EDR-Lösungen überwachen Endgeräte wie PCs und Laptops auf verdächtige Aktivitäten und können bei Bedarf automatisch reagieren.
Logdaten von Firewalls, IDS/IPS-Systemen und SIEM-Lösungen: Diese Logdaten liefern wertvolle Informationen über den Netzwerkverkehr und können zur Identifizierung von Sicherheitsbedrohungen genutzt werden.
Ergebnisse aus Schwachstellenscannern und Patch-Management-Systemen: Durch die regelmäßige Überprüfung von Systemen auf Schwachstellen können Organisationen Risiken minimieren.

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Die Rolle des Menschen im KI-gesteuerten Auditing und Monitoring

Der Mensch bleibt trotz Automatisierung im Mittelpunkt des Entscheidungsprozesses. KI entlastet durch die Übernahme repetitiver, datenintensiver Aufgaben, doch die finale Entscheidung liegt beim Menschen.

Wichtige Grundsätze:

KI entlastet: Die Technologie analysiert große Datenmengen und identifiziert Auffälligkeiten.
Der Mensch entscheidet: Auf Basis der von KI aufbereiteten Informationen bleibt der Mensch der zentrale Entscheider.
Regulierung gewährleistet Sicherheit: Die KI wird in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben entwickelt und betrieben.

Das deutsche KI-Gesetz schreibt vor, dass KI-Systeme nicht die alleinige Entscheidungsinstanz sein dürfen. Sie sollen den Menschen unterstützen, nicht ersetzen.

Fazit: Continuous Auditing und Monitoring – Zukunftssicher und effizient

Continuous Auditing und Continuous Monitoring sind essenzielle Ansätze, um Organisationen in einer sich ständig verändernden Geschäftswelt zukunftssicher aufzustellen. Sie ermöglichen eine proaktive Risikosteuerung, optimieren die Effizienz interner Prozesse und stellen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben sicher. Während Continuous Auditing den Fokus auf die Prüfung interner Kontrollsysteme legt, erweitert Continuous Monitoring diesen Ansatz durch die fortlaufende Überwachung von Prozessen, Risiken und gesetzlichen Anforderungen.

Durch den Einsatz moderner Technologien, insbesondere KI, können Organisationen traditionelle Prüfmethoden ergänzen und ihre Revision auf das nächste Level heben. Entscheidend dabei ist, die richtige Balance zwischen technologischem Fortschritt und menschlicher Entscheidungsfähigkeit zu wahren – stets im Einklang mit regulatorischen Vorgaben wie dem deutschen KI-Gesetz.

Continuous Auditing und Monitoring sind somit mehr als nur Werkzeuge – sie sind ein strategischer Schlüssel, um sich effizient und sicher den Herausforderungen der Digitalisierung zu stellen und langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben.

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Caroline Schwabe

Creative Director unter Robin Data GmbH

Frau Schwabe ist Informationsdesignerin und Datenschutzbeauftragte. Der Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt darin, Kunden und Interessenten mit Beiträgen in der Robin Data Datenschutz-Akademie weiterzuhelfen.

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