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Audit-Management und Audit-Management-Software

Audit-Management: Audits effizient umsetzen

In einer Welt, in der Qualität, Compliance und Effizienz unerlässlich sind, spielen Audits eine zentrale Rolle. Doch wie können Organisationen sicherstellen, dass ihre Systeme, Prozesse, Produkte oder Lieferanten den richtigen Standards entsprechen?

Hier kommen Audits, Audit-Managements und Audit-Management-Software ins Spiel. Diese drei Elemente sind die Eckpfeiler für die Gewährleistung von Qualität, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und kontinuierlicher Verbesserung. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie wie Audits durchgeführt werden und wie Audit-Management und Audit-Management-Software dabei unterstützen können.

Wichtigste Informationen zum Audit-Management

Audits dienen dazu, die Einhaltung von Qualitätsstandards, Compliance mit Vorschriften und die Effizienz von Prozessen zu überprüfen. Sie helfen, Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung zu entwickeln.
Bei der Durchführung von Audits, müssen Verantwortliche auf die Einhaltung von Audit-Prinzipien wie Integrität, Unabhängigkeit, Objektivität usw. achten, um die Qualität des Prüfungsprozesses sicherzustellen.
Das Audit-Management umfasst die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits. Es gewährleistet, dass Audits effektiv und objektiv durchgeführt und die Qualitätsstandards erfüllt werden.
Audit-Management-Software rationalisiert den gesamten Auditprozess. Sie unterstützt die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Audits, bietet Analyse- und Berichterstattungsfunktionen und verbessert die Effizienz des Audit-Managements.
Audits, Audit-Management und Audit-Management-Software finden Anwendung in einer breiten Palette von Branchen, darunter Gesundheitswesen, Finanzwesen, Fertigung, Compliance und Umweltmanagement, um Qualität und Compliance sicherzustellen.

Inhalt zum Thema Audit, Audit-Management und Audit-Management-Software:

Whitepaper Audit-Management: Audits effizient umsetzen
Was ist Audit-Management?
- Was ist ein Audit?
- Welche Auditarten gibt es?
Wie sieht ein Audit-Ablauf aus?
Welche Audit-Prinzipien gibt es?
Wer ist für die Durchführung von Audits verantwortlich?
Was ist Audit-Management-Software?
Video Audit-Management mit Robin Data ComplianceOS®
Fazit

Whitepaper Audit-Management: Audits effizient umsetzen

Effektives Audit-Management für Unternehmen

Im Whitepaper “Audit-Management: Audits effizient umsetzen” finde Sie:

Hintergründe und Definitionen zum Audit und Audit-Management
Informationen zu Audit-Arten und Audit-Prinzipien
Schrittweise Ablauf eines Audits von Vorbereitung bis Nachbereitung
Hinweise zu Verantwortlichkeiten und Rollen im Audit-Management

This document is currently only available in German. Please feel free to contact us for more information.

Was ist Audit-Management?

Das Auditmanagement bezieht sich auf die Planung, Organisation und Durchführung von Prüfungen oder Audits in einer Organisation.

Das Ziel des Auditmanagements ist es, die Effizienz, Transparenz und Compliance innerhalb einer Organisation sicherzustellen. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie Finanzen, Qualitätskontrolle, Umweltschutz und Informationssicherheit, wo die Einhaltung von Standards und Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist. Es hilft auch, das Risikomanagement und das Vertrauen der Stakeholder in die Organisation zu stärken.

Das Auditmanagement umfasst typischerweise die Schritte Auditplanung, Durchführung des Audits, Dokumentation und Berichterstattung sowie Nachverfolgung.

Es werden interne Audits, externe Audits und Zertifizierungsaudits unterschieden. Interne Audits werden von internen Mitarbeitern durchgeführt, um Prozesse und Compliance zu bewerten. Externe Audits werden von unabhängigen externen Prüfern durchgeführt, um die Einhaltung von Vorschriften und Standards zu überprüfen. Zertifizierungsaudits sind externe Prüfungen, die dazu dienen, die Konformität mit international anerkannten Standards zu zertifizieren.

Was ist ein Audit?

Unterschiedliche Normlandschaften bieten auch unterschiedliche Definitionen des zum Auditbegriff. Das Wort „Audit“ wird aber grundsätzlich vom lateinischen „audire“ abgeleitet und kann als „hören“ oder „zuhören“ übersetzt werden. Im weiteren Sinne geht es demnach um ein Gespräch zwischen zwei Parteien, also um einen zielgerichteten, systematischen Austausch von Informationen.

In der DIN EN ISO 19011:2018-10 wird das Audit wie folgt definiert: „Systematische, formale, unabhängige und dokumentierte Untersuchung, um zu bewerten, inwieweit Anforderungen an ein System, an einen Prozess oder an ein Produkt erfüllt werden.“

Ein Audit ist eine systematische Überprüfung, Untersuchung oder Prüfung eines bestimmten Prozesses, Systems, einer Organisation oder einer Reihe von Informationen.

Audits können in verschiedenen Kontexten durchgeführt werden, einschließlich Finanzen, Compliance, Qualitätskontrolle, Umweltschutz, Informationssicherheit und mehr.

Während eines Audits werden in der Regel Informationen gesammelt, analysiert und bewertet, um festzustellen, ob Abweichungen oder Probleme vorliegen. Ein Abschlussbericht wird erstellt, der die Ergebnisse des Audits zusammenfasst und Empfehlungen zur Verbesserung oder zur Behebung von Mängeln enthält.

Das Hauptziel eines Audits besteht darin, die Einhaltung bestimmter Vorschriften, Standards, Verfahren oder Qualitätsanforderungen sicherzustellen und die Integrität und Zuverlässigkeit der geprüften Elemente zu bewerten. Audits dienen allerdings zu mehreren Zwecken:

Qualitätssicherung: Audits gewährleisten die Einhaltung von Qualitätsstandards, um die Produkt- und Dienstleistungsqualität sicherzustellen.
Compliance: Sie helfen, die Einhaltung von Gesetzen, Vorschriften und internen Richtlinien sicherzustellen.
Effizienz und Effektivität: Audits identifizieren Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und Kostenkontrolle.
Risikomanagement: Sie helfen bei der Identifizierung und Bewältigung von Risiken.
Transparenz und Vertrauen: Audits schaffen Vertrauen bei Stakeholdern und Kunden durch die Offenlegung von Prüfergebnissen.
Kontinuierliche Verbesserung: Sie dienen als Grundlage für Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
Sicherheit: In sicherheitskritischen Bereichen wie der Luftfahrt stellen Audits sicher, dass Sicherheitsstandards eingehalten werden.
Dokumentation: Sie schaffen schriftliche Nachweise der Prüfergebnisse und Maßnahmen zur späteren Überprüfung.

Welche Auditarten gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Audits, die je nach ihrem Zweck und ihrem Anwendungsbereich in verschiedenen organisatorischen Kontexten durchgeführt werden. Neben den im folgenden aufgeführten Auditarten, gibt es noch Verfahrensaudits, Kundenaudits, Perfomance-Audits, Compliance-Audits oder die sogenannte Umweltbetriebsprüfung

Systemaudit

Ein Systemaudit ist eine umfassende Überprüfung und Bewertung eines gesamten Systems oder einer Reihe von Prozessen und Verfahren in einer Organisation. Ein Systemaudit ist ein Instrument zur Beurteilung der Wirksamkeit eines Managementsystems in Bezug auf die Erfüllung des jeweiligen Regelwerkes.

Das Hauptziel eines Systemaudits besteht darin, sicherzustellen, dass das gesamte System oder die Struktur einer Organisation ordnungsgemäß funktioniert und den festgelegten Standards, Qualitätsanforderungen und Zielen entspricht.

Weitere Ziele von Systemaudits:

Aufnahme des IST-Zustandes
Aufdecken von Nicht-Konformitäten
Ermittlung von Ursachen und Beseitigung der Nicht-Konformitäten
Ermittlung von Verbesserungspotentialen
Mitarbeitersensibilisierung
Bewertung des installierten Management-Systems (Zweckmäßigkeit, Wirksamkeit, Reifegrad)
Bereitstellung von Informationen für Management

Beispiele für Systemaudits:

Qualitätsmanagementsystem-Audit
Umweltmanagementsystem-Audit
Informationssicherheitsmanagementsystem-Audit
Risikomanagementsystem-Audit
IT-System-Audit

Prozessaudit

Ein Prozessaudit ist eine spezielle Art von Audit, bei dem die Abläufe, Verfahren und Prozesse in einer Organisation überprüft und bewertet werden. Das Hauptziel eines Prozessaudits ist es, sicherzustellen, dass die Prozesse effizient, effektiv und konform mit den internen Standards, den Qualitätsanforderungen und den festgelegten Verfahren sind. Prozessaudits werden oft in Unternehmen, Organisationen und Herstellungsunternehmen durchgeführt, um die Qualität, Produktivität und die Einhaltung von Standards sicherzustellen.

Beispiele für Prozessaudits sind:

Informationssicherheitsaudit
Compliance-Audit
IT-Audit
Personalmanagement-Audit
Marketing-Audit

Produktaudit

Ein Produktaudit ist eine spezielle Art von Audit, bei dem Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation systematisch geprüft und bewertet werden. Das Hauptziel eines Produktaudits besteht darin, sicherzustellen, dass die hergestellten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen den Qualitätsstandards, Spezifikationen und den Kundenanforderungen entsprechen. Dies ist besonders wichtig, um die Produktqualität sicherzustellen und das Vertrauen der Kunden in die Organisation zu stärken.

Beispiele für Branchen in den üblicherweise Produktaudits durchgeführt werden:

Automobilindustrie
Lebensmittelindustrie
Pharmazeutische Industrie
Kleidungs- und Textilindustrie
Konsumgüterindustrie

Lieferantenaudit

Ein Lieferantenaudit, auch als Lieferantenprüfung oder Lieferantenbewertung bezeichnet, ist eine systematische Überprüfung und Bewertung von Lieferanten oder externen Dienstleistern durch eine Organisation. Das Hauptziel eines Lieferantenaudits ist es, sicherzustellen, dass die Lieferanten die vereinbarten Standards, Qualitätsanforderungen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllen. Dies ist besonders wichtig, um die Qualität der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen zu gewährleisten und das Risiko von Lieferantenproblemen zu minimieren.

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Ermitteln Sie anhand eines Audits, wie Ihre Organisation im Bereich Datenschutz, ISMS oder Compliance aufgestellt ist. Der aktuelle Stand wird von unseren TÜV / DEKRA zertifizierten Beratern in Ihrem Unternehmen analysiert und dokumentiert, um die Konformität umgesetzter Maßnahmen überprüfen, mögliche Risiken zu ermitteln und weitere Maßnahmenempfehlungen abzuleiten.

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Wie sieht ein Audit-Ablauf aus?

Der Audit-Ablauf kann je nach Art des Audits und den spezifischen Anforderungen variieren. Ein Audit wird in die Teilbereiche Planung bzw. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unterteilt. Die Ergebnisse eines Audits werden in einem Abschlussbericht zusammengefasst, der Empfehlungen für Maßnahmen zur Verbesserung oder zur Behebung von Mängeln enthält. Mögliche Schritte für einen Audit-Ablauf finden Sie nachfolgend:

Audit-Planung

Erstellung eines Auditplans
Definition von Auditzielen
Festlegung der Prüfkriterien
Terminierung des Audits

Audit-Vorbereitung

Festlegung des Prüfungsumfangs
Erstellung von Checklisten
Auswahl des Auditteams
Bereitstellen der Mittel und Ableiten der Autorisierung
Kontaktaufnahme mit dem zu auditierenden Bereich
Sammeln von Informationen über den zu prüfenden Bereich
Identifizieren von Risiken im Vorfeld, um Audit-Ausrichtung zu prüfen

Audit-Durchführung

Eröffnungsgespräch
Interviews, Gespräche, Diskussionen
Überprüfung von Unterlagen und Prozessen
Datenerfassung und -analyse
Verfolgung von Vorgängen und Stichproben zu allen relevanten thematischen und organisatorischen Themen
Verifizierungen, Beobachtungen, Messungen
Bewertung der gesammelten Informationen
Feststellung von Abweichungen im Vergleich zu den Prüfkriterien
Ergebnisdiskussion und Abschlussbesprechung

Nützliche Hilfsinstrumente: Fragebögen, Checklisten auf Basis des zugrundeliegenden Regelwerkes

Audit-Nachbereitung

Auditbericht, inkl. Abweichungen von Prüfkriterien und Ergebnissen
- Verbesserungsvorschläge, Feedback und Maßnahmen-Empfehlung
- Nebenabweichung (einzelne Fehler, Abweichungen oder Mängel bei der Umsetzung der Normenforderung)
- Hauptabweichung (erheblichen Zweifel an der Fähigkeit des Managementsystems)
Überwachung der Umsetzung empfohlener Maßnahmen
Optional: Nachprüfung / Nachaudit
Verwalten von Compliance-Nachweise
Dokumentation des Auditberichts und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Audit
Folgeaudits

Welche Audit-Prinzipien gibt es?

Die Audit-Prinzipien sind grundlegende Leitlinien und Konzepte, die die Grundlage für die Durchführung von Audits bilden. Sie tragen dazu bei, die Integrität, Objektivität und Wirksamkeit des Prüfungsprozesses sicherzustellen. Hier sind einige wichtige Audit-Prinzipien:

Integrität: Der Auditor sollte aufrichtig und ehrlich handeln, und seine Handlungen sollten auf ethischen Grundsätzen beruhen. Integrität ist entscheidend für die Glaubwürdigkeit des Auditprozesses.

Objektivität: Der Auditor sollte seine Aufgaben ohne Voreingenommenheit und Neutralität erfüllen. Objektivität gewährleistet eine faire und unvoreingenommene Prüfung.

Kompetenz: Der Auditor sollte über die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um die Aufgabe effektiv zu erfüllen. Die Kompetenz gewährleistet die Qualität der Prüfung.

Vertraulichkeit: Informationen, die während des Audits gesammelt werden, sollten vertraulich behandelt werden, um sensible Daten zu schützen und die Integrität des Prüfungsprozesses zu wahren.

Unabhängigkeit: Der Auditor sollte frei von Einflüssen sein, die seine objektive Beurteilung beeinflussen könnten. Die Unabhängigkeit fördert die Integrität und Glaubwürdigkeit des Audits.

Beweisbasiertes Vorgehen: Die Ergebnisse eines Audits sollten auf überprüfbaren Beweisen basieren, um die Glaubwürdigkeit und die Schlüssigkeit der Schlussfolgerungen zu gewährleisten.

Risikoorientierung: Audits sollten auf die Identifizierung und Bewertung von Risiken ausgerichtet sein, um sicherzustellen, dass Prüfungsressourcen effektiv eingesetzt werden.

Nachhaltigkeit: Audits sollten langfristige Wirkungen und Verbesserungen fördern und nicht nur kurzfristige Lösungen bieten.

Wer ist für die Durchführung von Audits verantwortlich?

Die Verantwortung für die Durchführung von Audits hängt von der Art des Audits und dem Kontext ab. Schlüsselakteure für Audits sind Auditoren (interne und externe), Audit-Manager und allgemein die Leitungsebene der Organisation.

Ein Auditor ist verantwortlich für die Planung, Durchführung und Bewertung von Audits. Die Hauptaufgaben eines Auditors umfassen die Überprüfung von Prozessen, Dokumentationen und Nachweisen, die Bewertung der Einhaltung von Standards und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Es gibt interne und externe Auditoren.

Interne Auditoren sind in Organisationen angestellt, um interne Audits durchzuführen. Diese Auditoren sind in der Regel Teil der internen Prüfabteilung und sind dafür verantwortlich, Audits in verschiedenen Bereichen der Organisation durchzuführen, um die Einhaltung von Standards und Qualitätsanforderungen sicherzustellen.

Externe Auditoren sind unabhängige Prüfungsfirmen oder externe Prüfer, die von der Organisation beauftragt werden. Externe Auditoren sind für die Überprüfung der Einhaltung von Standards und Vorschriften verantwortlich, dabei haben sie einen externen Blick auf die Organisation.

Ein Audit Manager ist eine Führungsperson in einem Unternehmen oder einer Organisation, die für das Management und die Leitung der gesamten Auditfunktion verantwortlich ist. Die Hauptaufgaben eines Audit Managers umfassen die Planung und Organisation von Audits, die Zuweisung von Aufgaben an Auditoren, die Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und beruflicher Sorgfalt, die Kommunikation der Audit-Ergebnisse an das Management und die Identifizierung von Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung der Auditprozesse. Ein Audit Manager trägt dazu bei, dass die Auditfunktion effizient und effektiv arbeitet und die gesetzlichen Anforderungen sowie die Unternehmensrichtlinien erfüllt.

Die Leitungsebene der Organisation trägt die Verantwortung für die Umsetzung von Maßnahmen zur Behebung von Mängeln, die während eines Audits festgestellt wurden. Sie müssen sicherstellen, dass die Ergebnisse der Audits angemessen berücksichtigt werden und zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen.

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Was ist Audit-Management-Software?

Audit-Management-Software ist eine Softwarelösung, die den Auditprozess in Organisationen unterstützt und verwaltet. Diese Software automatisiert viele Aspekte des Auditmanagements und erleichtert die Planung, Durchführung, Dokumentation und Nachverfolgung von Audits. Audit-Management-Software kann an die spezifischen Anforderungen einer Organisation angepasst werden und ist in verschiedenen Branchen weit verbreitet, darunter die Qualitätskontrolle, Compliance, Umweltmanagement und viele andere.

Hier sind einige der Hauptfunktionen von Audit Management Software:

Audit-Planung: Die Audit-Management-Software ermöglicht die Definition von Audittypen, Kriterien bzw. Parametern für das Audit, -verfahren und -zeitplänen.
Audit-Vorbereitung: Auditoren können in der Software personelle Ressourcen für das Auditteam zuweisen. Die Software erleichtert die Verwaltung von Dateien, Anlagen, Nachweisen und Bewertungen. Sie ermöglicht die Dokumentation von Dokumenten und die Kommunikation mit verantwortlichen Personen. Einige Lösungen bieten Funktionen zur Identifizierung und Bewertung von Risiken, um sicherzustellen, dass Audits auf die kritischen Bereiche ausgerichtet sind.
Audit-Durchführung: In der Software können Standards mit organisatorischen Nachweisen abgeglichen werden. Auditoren können Aufgaben an verantwortliche Personen zuweisen. Erste Ergebnisse können hinterlegt und der aktuelle Status des Audits gepflegt werden.
Audit-Nachbereitung: Die Audit-Management-Software ermöglicht die Erstellung und Dokumentation von Abschlussberichten und die Kommunikation von Prüfungsergebnissen und Maßnahmen-Empfehlungen an verantwortliche Personen. Außerdem unterstützt die Software die Verfolgung und ebenfalls Dokumentation von Maßnahmen zur Behebung von Mängeln, die während eines Audits identifiziert wurden. Sie ermöglicht die Nachverfolgung der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Die Software kann Compliance-Prüfungen und -Nachweise verwalten, um sicherzustellen, dass die Organisation geltenden Gesetzen, Vorschriften und Qualitätsstandards entspricht. Audit Management Software ermöglicht die Analyse von Prüfungsergebnissen sowie die Identifizierung von Entwicklungstrends identifizierter Risiken im Zeitverlauf.

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Im Video Audit-Management mit Robin Data ComplianceOS® finden Sie:

Regelmäßige interne wie externe Audits sind ein wichtiger Kontroll-Mechanismus Ihres Management-Systems. Damit Ihre Audits effizient gelingen, bedarf es einer guten Planung und systematischen Vorbereitung. Mit Robin Data ComplianceOS® profitieren Sie von einer durchgängigen Verknüpfung der relevanten Daten mit den Anforderungen Ihres Kontroll-Systems sowie einer konsistenten Bewertung des Reifegrades.

Welche Anforderungen an ein effektives Audit-Management bestehen und wie Sie diese mit Robin Data ComplianceOS® lösen, erfahren Sie in der Aufzeichnung des Robin Data Hacks vom 14.11.2023.

Die Robin Data Hacks finden online statt, die Teilnahme ist kostenfrei. Weitere Informationen, Termine und die Möglichkeit zur Anmeldung.

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Fazit

Insgesamt ist das Thema Audit, Audit-Management und Audit-Management-Software von großer Bedeutung für Organisationen in verschiedenen Branchen. Audits spielen eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung von Qualität, Compliance, Effizienz und Risikomanagement. Sie helfen, sicherzustellen, dass Prozesse und Produkte den erforderlichen Standards und Anforderungen entsprechen und bieten einen Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung.

Das Audit-Management umfasst die Planung, Durchführung und Überwachung von Audits, um sicherzustellen, dass sie effektiv und objektiv durchgeführt werden. Dies erfordert eine sorgfältige Planung, die Auswahl geeigneter Personen innerhalb des Auditteams und die Berücksichtigung der Audit-Prinzipien wie Integrität, Unabhängigkeit oder Objektivität.

Audit-Management-Software ist eine wertvolle Technologie, die den gesamten Auditprozess automatisiert und rationalisiert. Sie erleichtert die Planung, Durchführung, Dokumentation und Nachverfolgung von Audits, wodurch die Effizienz gesteigert wird. Der Einsatz von Software bietet auch leistungsstarke Analyse- und Berichterstattungsfunktionen, um Erkenntnisse aus Prüfungsergebnissen zu gewinnen.

Zusammenfassend können wir festhalten, dass Audits und das dazugehörige Management eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung von Qualität und Compliance in Organisationen spielen. Die Integration von Audit-Management-Software kann den Auditprozess übersichtlicher gestalten und die Effizienz steigern. Dies ist von großer Bedeutung, da Organisationen in einer zunehmend komplexen und regulierten Geschäftswelt operieren, in der Qualität und Compliance von entscheidender Bedeutung sind.

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Caroline Schwabe

Creative Director unter Robin Data GmbH

Frau Schwabe ist Informationsdesignerin und Datenschutzbeauftragte. Der Schwerpunkt ihrer Arbeit liegt darin, Kunden und Interessenten mit Beiträgen in der Robin Data Datenschutz-Akademie weiterzuhelfen.

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