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Audit management and audit management software

Audit management: implementing audits efficiently

In einer Welt, in der Qualität, Compliance und Effizienz unerlässlich sind, spielen Audits eine zentrale Rolle. Doch wie können Organisationen sicherstellen, dass ihre Systeme, Prozesse, Produkte oder Lieferanten den richtigen Standards entsprechen?

Here come Audits, audit management and audit management software ins Spiel. Diese drei Elemente sind die Eckpfeiler für die Gewährleistung von Qualität, Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und kontinuierlicher Verbesserung. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie wie Audits durchgeführt werden und wie Audit-Management und Audit-Management-Software dabei unterstützen können.

Key information on audit management

  • Audits dienen dazu, die Einhaltung von Qualitätsstandards, Compliance mit Vorschriften und die Effizienz von Prozessen zu überprüfen. Sie helfen, Risiken zu identifizieren und Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung zu entwickeln.
  • Bei der Durchführung von Audits, müssen Verantwortliche auf die Einhaltung von Audit principles wie Integrität, Unabhängigkeit, Objektivität usw. achten, um die Qualität des Prüfungsprozesses sicherzustellen.
  • The Audit management umfasst die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Audits. Es gewährleistet, dass Audits effektiv und objektiv durchgeführt und die Qualitätsstandards erfüllt werden.
  • Audit management software rationalisiert den gesamten Auditprozess. Sie unterstützt die Planung, Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation von Audits, bietet Analyse- und Berichterstattungsfunktionen und verbessert die Effizienz des Audit-Managements.
  • Audits, audit management and audit management software are used in a wide range of industries, darunter Gesundheitswesen, Finanzwesen, Fertigung, Compliance und Umweltmanagement, um Qualität und Compliance sicherzustellen.

Content on auditing, audit management and audit management software:

Whitepaper Audit management: Implementing audits efficiently

Effektives Audit-Management für Unternehmen

In the white paper "Audit Management: Implementing audits efficiently" you will find:

  • Hintergründe und Definitionen zum audit and the Audit management
  • Information on Audit types and the Audit principles
  • Step-by-step process of an audit from preparation to follow-up
  • Notes on Responsibilities and the Roles in audit management

This document is currently only available in German. Please feel free to contact us for more information.

What is audit management?

The Audit management bezieht sich auf die Planung, Organisation und Durchführung von Prüfungen oder Audits in einer Organisation.

The Objective of audit management ist es, die Effizienz, Transparenz und Compliance innerhalb einer Organisation sicherzustellen. Dies ist besonders wichtig in Bereichen wie Finanzen, Qualitätskontrolle, Umweltschutz und Informationssicherheit, wo die Einhaltung von Standards und Vorschriften von entscheidender Bedeutung ist. Es hilft auch, das Risikomanagement und das Vertrauen der Stakeholder in die Organisation zu stärken.

The Audit management typically comprises the following steps Auditplanung, Durchführung des Audits, Dokumentation und Berichterstattung sowie Nachverfolgung.

There will be Internal audits, external audits and certification audits unterschieden. Interne Audits werden von internen Mitarbeitern durchgeführt, um Prozesse und Compliance zu bewerten. Externe Audits werden von unabhängigen externen Prüfern durchgeführt, um die Einhaltung von Vorschriften und Standards zu überprüfen. Zertifizierungsaudits sind externe Prüfungen, die dazu dienen, die Konformität mit international anerkannten Standards zu zertifizieren.

What is an audit?

Different standardisation landscapes also offer different definitions of the term audit.  Das Wort „Audit“ wird aber grundsätzlich vom lateinischen „audire“ abgeleitet und kann als „hören“ oder „zuhören“ übersetzt werden. Im weiteren Sinne geht es demnach um ein Gespräch zwischen zwei Parteien, also um einen Targeted, systematic exchange of information.

In the DIN EN ISO 19011:2018-10 wird das Audit wie folgt definiert: „Systematische, formale, unabhängige und dokumentierte Untersuchung, um zu bewerten, inwieweit Anforderungen an ein System, an einen Prozess oder an ein Produkt erfüllt werden.“

A audit ist eine systematische Überprüfung, Untersuchung oder Prüfung eines bestimmten Prozesses, Systems, einer Organisation oder einer Reihe von Informationen.

Audits können in verschiedenen Kontexten durchgeführt werden, einschließlich Finanzen, Compliance, Qualitätskontrolle, Umweltschutz, Informationssicherheit und mehr.

Während eines Audits werden in der Regel Informationen gesammelt, analysiert und bewertet, um festzustellen, ob Abweichungen oder Probleme vorliegen. Ein Abschlussbericht wird erstellt, der die Ergebnisse des Audits zusammenfasst und Empfehlungen zur Verbesserung oder zur Behebung von Mängeln enthält.

The Main objective of an audit besteht darin, die Einhaltung bestimmter Vorschriften, Standards, Verfahren oder Qualitätsanforderungen sicherzustellen und die Integrität und Zuverlässigkeit der geprüften Elemente zu bewerten. Audits dienen allerdings zu mehreren Zwecken:

  • Qualitätssicherung: Audits gewährleisten die Einhaltung von Qualitätsstandards, um die Produkt- und Dienstleistungsqualität sicherzustellen.
  • Compliance: They help to ensure compliance with laws, regulations and internal guidelines.
  • Effizienz und Effektivität: Audits identifizieren Möglichkeiten zur Prozessoptimierung und Kostenkontrolle.
  • Risk Management: Sie helfen bei der Identifizierung und Bewältigung von Risiken.
  • Transparenz und Vertrauen: Audits schaffen Vertrauen bei Stakeholdern und Kunden durch die Offenlegung von Prüfergebnissen.
  • Kontinuierliche Verbesserung: Sie dienen als Grundlage für Maßnahmen zur kontinuierlichen Verbesserung.
  • Safety: In safety-critical areas such as aviation, audits ensure that safety standards are adhered to.
  • Dokumentation: Sie schaffen schriftliche Nachweise der Prüfergebnisse und Maßnahmen zur späteren Überprüfung.

What types of audit are there?

Es gibt verschiedene Arten von Audits, die je nach ihrem Zweck und ihrem Anwendungsbereich in verschiedenen organisatorischen Kontexten durchgeführt werden. Neben den im folgenden aufgeführten Auditarten, gibt es noch Verfahrensaudits, Kundenaudits, Perfomance-Audits, Compliance-Audits oder die sogenannte Umweltbetriebsprüfung

Ein Systemaudit ist eine umfassende Überprüfung und Bewertung eines gesamten Systems oder einer Reihe von Prozessen und Verfahren in einer Organisation. Ein Systemaudit ist ein Instrument zur Beurteilung der Wirksamkeit eines Managementsystems in Bezug auf die Erfüllung des jeweiligen Regelwerkes.

Das Hauptziel eines Systemaudits besteht darin, sicherzustellen, dass das gesamte System oder die Struktur einer Organisation ordnungsgemäß funktioniert und den festgelegten Standards, Qualitätsanforderungen und Zielen entspricht.

Further objectives of system audits:

  • Recording the ACTUAL state
  • Aufdecken von Nicht-Konformitäten
  • Ermittlung von Ursachen und Beseitigung der Nicht-Konformitäten
  • Identification of potential for improvement
  • Employee sensitisation
  • Bewertung des installierten Management-Systems (Zweckmäßigkeit, Wirksamkeit, Reifegrad)
  • Bereitstellung von Informationen für Management

Beispiele für Systemaudits:

  • Qualitätsmanagementsystem-Audit
  • Environmental management system audit
  • Information security management system audit
  • Risk management system audit
  • IT system audit

Ein Prozessaudit ist eine spezielle Art von Audit, bei dem die Abläufe, Verfahren und Prozesse in einer Organisation überprüft und bewertet werden. Das Hauptziel eines Prozessaudits ist es, sicherzustellen, dass die Prozesse effizient, effektiv und konform mit den internen Standards, den Qualitätsanforderungen und den festgelegten Verfahren sind. Prozessaudits werden oft in Unternehmen, Organisationen und Herstellungsunternehmen durchgeführt, um die Qualität, Produktivität und die Einhaltung von Standards sicherzustellen.

Beispiele für Prozessaudits sind:

  • Information security audit
  • Compliance audit
  • IT audit
  • Personnel management audit
  • Marketing audit

Ein Produktaudit ist eine spezielle Art von Audit, bei dem Produkte oder Dienstleistungen einer Organisation systematisch geprüft und bewertet werden. Das Hauptziel eines Produktaudits besteht darin, sicherzustellen, dass die hergestellten Produkte oder erbrachten Dienstleistungen den Qualitätsstandards, Spezifikationen und den Kundenanforderungen entsprechen. Dies ist besonders wichtig, um die Produktqualität sicherzustellen und das Vertrauen der Kunden in die Organisation zu stärken.

Beispiele für Branchen in den üblicherweise Produktaudits durchgeführt werden:

  • Automotive industry
  • Food industry
  • Pharmaceutical industry
  • Clothing and textile industry
  • Konsumgüterindustrie

Ein Lieferantenaudit, auch als Lieferantenprüfung oder Lieferantenbewertung bezeichnet, ist eine systematische Überprüfung und Bewertung von Lieferanten oder externen Dienstleistern durch eine Organisation. Das Hauptziel eines Lieferantenaudits ist es, sicherzustellen, dass die Lieferanten die vereinbarten Standards, Qualitätsanforderungen und vertraglichen Verpflichtungen erfüllen. Dies ist besonders wichtig, um die Qualität der gelieferten Produkte oder Dienstleistungen zu gewährleisten und das Risiko von Lieferantenproblemen zu minimieren.

We audit your management systems

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What does an audit process look like?

The Audit process kann je nach Art des Audits und den spezifischen Anforderungen variieren. Ein Audit wird in die Teilbereiche Planung bzw. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung unterteilt. Die Ergebnisse eines Audits werden in einem Abschlussbericht zusammengefasst, der Empfehlungen für Maßnahmen zur Verbesserung oder zur Behebung von Mängeln enthält. Mögliche Schritte für einen Audit-Ablauf finden Sie nachfolgend:

  1. Creation of an audit plan
  2. Definition of audit targets
  3. Festlegung der Prüfkriterien
  4. Scheduling of the audit
  1. Festlegung des Prüfungsumfangs
  2. Creation of checklists
  3. Selection of the audit team
  4. Provision of funds and derivation of authorisation
  5. Contacting the area to be audited
  6. Sammeln von Informationen über den zu prüfenden Bereich
  7. Identifizieren von Risiken im Vorfeld, um Audit-Ausrichtung zu prüfen
  1. Eröffnungsgespräch
  2. Interviews, Gespräche, Diskussionen
  3. Überprüfung von Unterlagen und Prozessen
  4. Data acquisition and analysis
  5. Verfolgung von Vorgängen und Stichproben zu allen relevanten thematischen und organisatorischen Themen
  6. Verifications, observations, measurements
  7. Evaluation of the information collected
  8. Feststellung von Abweichungen im Vergleich zu den Prüfkriterien
  9. Discussion of results and final meeting

Nützliche Hilfsinstrumente: Fragebögen, Checklisten auf Basis des zugrundeliegenden Regelwerkes

  1. Auditbericht, inkl. Abweichungen von Prüfkriterien und Ergebnissen
    • Verbesserungsvorschläge, Feedback und Maßnahmen-Empfehlung
    • Nebenabweichung (einzelne Fehler, Abweichungen oder Mängel bei der Umsetzung der Normenforderung)
    • Hauptabweichung (erheblichen Zweifel an der Fähigkeit des Managementsystems)
  2. Überwachung der Umsetzung empfohlener Maßnahmen
  3. Optional: Nachprüfung / Nachaudit
  4. Managing proof of compliance
  5. Dokumentation des Auditberichts und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Audit
  6. Follow-up audits

What audit principles are there?

Die Audit-Prinzipien sind grundlegende Leitlinien und Konzepte, die die Grundlage für die Durchführung von Audits bilden. Sie tragen dazu bei, die Integrität, Objektivität und Wirksamkeit des Prüfungsprozesses sicherzustellen. Hier sind einige wichtige Audit-Prinzipien:

Integrität: Der Auditor sollte aufrichtig und ehrlich handeln, und seine Handlungen sollten auf ethischen Grundsätzen beruhen. Integrität ist entscheidend für die Glaubwürdigkeit des Auditprozesses.

Objektivität: Der Auditor sollte seine Aufgaben ohne Voreingenommenheit und Neutralität erfüllen. Objektivität gewährleistet eine faire und unvoreingenommene Prüfung.

Competence: Der Auditor sollte über die erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und Erfahrungen verfügen, um die Aufgabe effektiv zu erfüllen. Die Kompetenz gewährleistet die Qualität der Prüfung.

Confidentiality: Informationen, die während des Audits gesammelt werden, sollten vertraulich behandelt werden, um sensible Daten zu schützen und die Integrität des Prüfungsprozesses zu wahren.

Unabhängigkeit: Der Auditor sollte frei von Einflüssen sein, die seine objektive Beurteilung beeinflussen könnten. Die Unabhängigkeit fördert die Integrität und Glaubwürdigkeit des Audits.

Evidence-based approach: Die Ergebnisse eines Audits sollten auf überprüfbaren Beweisen basieren, um die Glaubwürdigkeit und die Schlüssigkeit der Schlussfolgerungen zu gewährleisten.

Risk orientation: Audits sollten auf die Identifizierung und Bewertung von Risiken ausgerichtet sein, um sicherzustellen, dass Prüfungsressourcen effektiv eingesetzt werden.

Sustainability: Audits sollten langfristige Wirkungen und Verbesserungen fördern und nicht nur kurzfristige Lösungen bieten.

Wer ist für die Durchführung von Audits verantwortlich?

Die Verantwortung für die Durchführung von Audits hängt von der Art des Audits und dem Kontext ab. Schlüsselakteure für Audits sind Auditoren (interne und externe), Audit-Manager und allgemein die Leitungsebene der Organisation.

A Auditor ist verantwortlich für die Planung, Durchführung und Bewertung von Audits. Die Hauptaufgaben eines Auditors umfassen die Überprüfung von Prozessen, Dokumentationen und Nachweisen, die Bewertung der Einhaltung von Standards und die Identifizierung von Verbesserungspotenzialen. Es gibt interne und externe Auditoren.

Internal auditors sind in Organisationen angestellt, um interne Audits durchzuführen. Diese Auditoren sind in der Regel Teil der internen Prüfabteilung und sind dafür verantwortlich, Audits in verschiedenen Bereichen der Organisation durchzuführen, um die Einhaltung von Standards und Qualitätsanforderungen sicherzustellen.

External auditors sind unabhängige Prüfungsfirmen oder externe Prüfer, die von der Organisation beauftragt werden. Externe Auditoren sind für die Überprüfung der Einhaltung von Standards und Vorschriften verantwortlich, dabei haben sie einen externen Blick auf die Organisation.

A Audit Manager ist eine Führungsperson in einem Unternehmen oder einer Organisation, die für das Management und die Leitung der gesamten Auditfunktion verantwortlich ist. Die Hauptaufgaben eines Audit Managers umfassen die Planung und Organisation von Audits, die Zuweisung von Aufgaben an Auditoren, die Sicherstellung der Einhaltung von Qualitätsstandards und beruflicher Sorgfalt, die Kommunikation der Audit-Ergebnisse an das Management und die Identifizierung von Möglichkeiten zur kontinuierlichen Verbesserung der Auditprozesse. Ein Audit Manager trägt dazu bei, dass die Auditfunktion effizient und effektiv arbeitet und die gesetzlichen Anforderungen sowie die Unternehmensrichtlinien erfüllt.

The Management level der Organisation trägt die Verantwortung für die Umsetzung von Maßnahmen zur Behebung von Mängeln, die während eines Audits festgestellt wurden. Sie müssen sicherstellen, dass die Ergebnisse der Audits angemessen berücksichtigt werden und zur kontinuierlichen Verbesserung beitragen.

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What is audit management software?

Audit-Management-Software ist eine Softwarelösung, die den Auditprozess in Organisationen unterstützt und verwaltet. Diese Software automatisiert viele Aspekte des Auditmanagements und erleichtert die Planung, Durchführung, Dokumentation und Nachverfolgung von Audits. Audit-Management-Software kann an die spezifischen Anforderungen einer Organisation angepasst werden und ist in verschiedenen Branchen weit verbreitet, darunter die Qualitätskontrolle, Compliance, Umweltmanagement und viele andere.

Here are some of the main features of audit management software:

  • Audit planning: Die Audit-Management-Software ermöglicht die Definition von Audittypen, Kriterien bzw. Parametern für das Audit, -verfahren und -zeitplänen.
  • Audit preparation: Auditoren können in der Software personelle Ressourcen für das Auditteam zuweisen. Die Software erleichtert die Verwaltung von Dateien, Anlagen, Nachweisen und Bewertungen. Sie ermöglicht die Dokumentation von Dokumenten und die Kommunikation mit verantwortlichen Personen. Einige Lösungen bieten Funktionen zur Identifizierung und Bewertung von Risiken, um sicherzustellen, dass Audits auf die kritischen Bereiche ausgerichtet sind.
  • Audit-Durchführung: In der Software können Standards mit organisatorischen Nachweisen abgeglichen werden. Auditoren können Aufgaben an verantwortliche Personen zuweisen. Erste Ergebnisse können hinterlegt und der aktuelle Status des Audits gepflegt werden.
  • Audit follow-up: Die Audit-Management-Software ermöglicht die Erstellung und Dokumentation von Abschlussberichten und die Kommunikation von Prüfungsergebnissen und Maßnahmen-Empfehlungen an verantwortliche Personen. Außerdem unterstützt die Software die Verfolgung und ebenfalls Dokumentation von Maßnahmen zur Behebung von Mängeln, die während eines Audits identifiziert wurden. Sie ermöglicht die Nachverfolgung der Umsetzung von Verbesserungsmaßnahmen. Die Software kann Compliance-Prüfungen und -Nachweise verwalten, um sicherzustellen, dass die Organisation geltenden Gesetzen, Vorschriften und Qualitätsstandards entspricht. Audit Management Software ermöglicht die Analyse von Prüfungsergebnissen sowie die Identifizierung von Entwicklungstrends identifizierter Risiken im Zeitverlauf.

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Regelmäßige interne wie externe Audits sind ein wichtiger Kontroll-Mechanismus Ihres Management-Systems. Damit Ihre Audits effizient gelingen, bedarf es einer guten Planung und systematischen Vorbereitung. Mit Robin Data ComplianceOS® profitieren Sie von einer durchgängigen Verknüpfung der relevanten Daten mit den Anforderungen Ihres Kontroll-Systems sowie einer konsistenten Bewertung des Reifegrades.

Welche Anforderungen an ein effektives Audit-Management bestehen und wie Sie diese mit Robin Data ComplianceOS® lösen, erfahren Sie in der Aufzeichnung des Robin Data Hacks vom 14.11.2023.

The Robin Data Hacks take place online and participation is free of charge. Weitere Informationen, Termine und die Möglichkeit zur Anmeldung.

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Conclusion

Overall, the topic Audit, audit management and audit management software von großer Bedeutung für Organisationen in verschiedenen Branchen. Audits spielen eine zentrale Rolle bei der Sicherstellung von Qualität, Compliance, Effizienz und Risikomanagement. Sie helfen, sicherzustellen, dass Prozesse und Produkte den erforderlichen Standards und Anforderungen entsprechen und bieten einen Mechanismus zur kontinuierlichen Verbesserung.

The Audit management umfasst die Planung, Durchführung und Überwachung von Audits, um sicherzustellen, dass sie effektiv und objektiv durchgeführt werden. Dies erfordert eine sorgfältige Planung, die Auswahl geeigneter Personen innerhalb des Auditteams und die Berücksichtigung der Audit-Prinzipien wie Integrität, Unabhängigkeit oder Objektivität.

Audit management software ist eine wertvolle Technologie, die den gesamten Auditprozess automatisiert und rationalisiert. Sie erleichtert die Planung, Durchführung, Dokumentation und Nachverfolgung von Audits, wodurch die Effizienz gesteigert wird. Der Einsatz von Software bietet auch leistungsstarke Analyse- und Berichterstattungsfunktionen, um Erkenntnisse aus Prüfungsergebnissen zu gewinnen.

Zusammenfassend können wir festhalten, dass Audits und das dazugehörige Management eine entscheidende Rolle bei der Gewährleistung von Qualität und Compliance in Organisationen spielen. Die Integration von Audit-Management-Software kann den Auditprozess übersichtlicher gestalten und die Effizienz steigern. Dies ist von großer Bedeutung, da Organisationen in einer zunehmend komplexen und regulierten Geschäftswelt operieren, in der Qualität und Compliance von entscheidender Bedeutung sind.

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Caroline Schwabe
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