Customer Story Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH

„Robin Data hat uns durch eine einfache Bedienbarkeit und die Möglichkeit, das Thema Datenschutz gemeinsam im Unternehmen bearbeiten zu können, überzeugt. Die konsequente Digitalisierung und der durchdachte Prozess Datenschutz in der Robin Data Software haben neben der Möglichkeit des Imports von bereits bestehenden Datenschutzelementen unsere Entscheidung pro Robin Data beeinflusst.“

Stefanie Röthel, Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH

Effizienz durch Einführung eines digitalen Datenschutzmanagements

Die Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH steht als Spezialist im Maschinen- und Anlagenbau vor der Herausforderung, weltweit tätig zu sein. Dem geschuldet kommt dem Datenschutz im Unternehmen eine besondere Rolle zu. Die Robin Data Software vereinfacht als SaaS-Lösung die Herstellung und das Führen der Datenschutz-Dokumentation im Unternehmen. Seit Beginn 2020 ist die Software bei Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH im Einsatz.

Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH

Die Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH entwickelt und erstellt hochautomatisierte Maschinen und Anlagen, die vollständig an die individuellen Bedürfnisse und Erwartungen des Kunden angepasst sind. Seit mehr als 25 Jahren steht die Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH für: Strangpressen, Auslaufsysteme, Ofentechnik, Verpackungssysteme sowie viele weitere Produkte.

www.unterschuetz.com

Ort: Hettstedt

Mitarbeiter: 95

Branche: Maschinen und Anlagenbau

Kunde: seit 2020

Herausforderung und Ausgangslage

Die Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH ist hauptsächlich am Standort in Hettstedt als mittelständisches Industrieunternehmen im Bereich des Maschinen- und Anlagenbaus tätig.

Personenbezogene Daten werden in der Regel durch die weltweite Tätigkeit, aber räumlich unabhängig verarbeitet. Darüber hinaus hat die Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH bereits vor Einführung der Robin Data Software ein Datenschutz-Management-System im herkömmlichen Sinne betrieben.

Die Herausforderungen der DSGVO konnten bis dato durch hohen Zeitaufwand im Unternehmen zwar umgesetzt und umfassend dokumentiert werden, haben jedoch vergleichsweise hohe Kosten durch Recherche und die notwendige eigenständige Aufarbeitung verursacht.

„Die Möglichkeit bestehende Vorlagen in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten und den Bereich der Technisch-organisatorischen-Maßnahmen zu importieren, haben uns überzeugt.“

Stefanie Röthel, Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH

Maßnahmen und Ergebnisse

Das Projekt Digitalisierung des Datenschutzes bei Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH begann unmittelbar nach Einsetzen der Corona-Pandemie. Damit wurde das Projekt anfänglich komplett im virtuellen Raum realisiert. Durch einen 5-tägigen Workshop konnten die Risiken bei der Verarbeitung personenbezogenen Daten identifiziert und schrittweise mit der Robin Data Software digitalisiert werden.

Beginnend mit der Analyse der externen Datenflüsse, wurden die externen Kontakte identifiziert, die erbrachten Dienstleistungen katalogisiert und relevante Verträge in Robin Data erfasst.
Dokumentation der Verarbeitungstätigkeiten und bestehenden Risiken in Form von Datenschutz-Folgenabschätzungen.
Aufbau des Löschkonzeptes auf Basis der Verarbeitungstätigkeiten in Robin Data.

Analyse des IST-Standes

Die Digitalisierung der Datenschutz-Dokumentation war zentraler Bestandteil des Projektes mit Robin Data. Nach Erfassung relevanter Standorte und Personen konnten die Datenflüsse identifiziert werden. Anschließend erfolgte die Analyse externer Kontakte und Dienstleistungen sowie die Zuordnung relevanter Verträge. Fehlende Auftragsverarbeitungsverträge wurden erkannt und in der Folge mit den entsprechenden Dienstleistern abgeschlossen.

Risikoanalyse und Datenschutz-Folgenabschätzung

Nach Analyse der Risiken für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten durch die Unterschütz Sondermaschinen GmbH wurden risikoreduzierende Maßnahmen umgesetzt und dokumentiert. Dazu wurden in einem ersten Schritt die relevanten Verarbeitungstätigkeiten in der Robin Data Software gesichtet und importiert, sowie anschließend an die betrieblichen Gegebenheiten angepasst. Wurde ein Risiko identifiziert, konnte dieses unmittelbar in Robin Data als Datenschutz-Folgenabschätzung erfasst und bewertet und die Maßnahmen zur Reduzierung des Risikos dokumentiert werden. Schlussendlich entstand eine durchgängige softwaregestützte Dokumentation.

Umsetzung Löschkonzept und Follow-Up

Das Löschkonzept wurde durch die Robin Data Software aus den Verarbeitungstätigkeiten erzeugt und musste nur noch auf Vollständigkeit geprüft und ergänzt werden. Nach der Erstellung der Datenschutz-Dokumentation in Robin Data wurde schließlich der Tätigkeiten-Manager als führendes Werkzeug zum Nachhalten von Aufgaben und zur chronologischen Dokumentation bei Unterschütz Sondermaschinenbau
GmbH implementiert.

„Mit Robin Data bleibt das Thema Datenschutz auf der Agenda und alle Verantwortlichen wissen auf einen Blick, wo wir gerade stehen. Durch die Arbeit mit Robin Data ist das Projekt Datenschutz bei Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH endlich greifbar.““

Stefanie Röthel, Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH

Projektpartner

Unterschütz Sondermaschinenbau GmbH
Stefanie Röthel
+49 (0) 3476 8583
info@usmb.de

Robin Data GmbH
+49 (0) 3461 479236-0
info@robin-data.io

Über Robin Data
Robin Data unterstützt Unternehmen deutschlandweit mit Lösungen zur Umsetzung von Datenschutz und Informationssicherheit. Teil der Robin Data Plattform sind die Robin Data Software, Beratungspartner und IT-Lösungsanbieter. Zusammen mit vielen Weiter- und Fortbildungsmaßnahmen in der Robin Data Akademie bietet Robin Data seinen Kunden ein durchgängiges Serviceerlebnis in der Umsetzung von Datenschutz und Informationssicherheit.